3 Tipps für eine gelungene Mandantenkommunikation

Ihre Mandanten scheinen manchmal nur Bahnhof zu verstehen: Das ist häufig der Fall, wenn Sie etwas von ihnen wollen oder einen Sachverhalt erklären. Dann steigen die Klienten aus dem Gespräch aus und eine harmonische und sachlich erfolgreiche Zusammenarbeit wird schwierig. Soweit muss es aber nicht kommen. Cordula Schneider gibt Ihnen – am Beispiel der Buchführung – drei grundlegende Tipps für eine gelungene Kommunikation.

Als Profi-Buchhalter liegt Ihnen ein guter Service am Herzen. Sie möchten dem Mandanten möglichst umfassend bei seinen Pflichten gegenüber dem Finanzamt, der Bank und anderen Partnern zur Seite stehen. Manche Klienten machen Ihnen das schwerer als nötig. Sie liefern erforderliche Belege, Dokumente oder Informationen nicht fristgerecht oder unvollständig in Ihrem Büro ab.

Wollen Sie das ändern, ist Fingerspitzengefühl gefragt. Die Kunst besteht darin, dass Sie freundlich bleiben, in der Sache aber klar kommunizieren. Dann wird Ihr Mandant Sie als professionellen Experten wahrnehmen und Respekt bleibt keine Einbahnstraße.

In Büros ist oft die Rede von „beratungsresistenten“ beziehungsweise „schwer erziehbaren“ Mandanten. Aus meiner Erfahrung gestaltet sich die Erziehung erwachsener Menschen schwierig. 

Daher ist es besser, wenn Sie den Mandanten nicht ändern wollen. Sie sollten ihm vielmehr klarmachen, dass er für die Konsequenzen seiner Entscheidungen einstehen muss. Nicht im Sinne einer Strafe, sondern ganz unaufgeregt als normale Folge seines Handelns.

Wichtig: Der Mandant trifft die Entscheidung. Auf dem Weg dorthin ist eine Kommunikation auf Augenhöhe entscheidend. Das bedeutet für Sie: Treten Sie selbstbewusst als Spezialist auf und machen Sie bei Einwänden nicht gleich einen Rückzieher.

Warum verstehen Mandanten manchmal nur Bahnhof? Auch hier spielt Ihre Haltung eine Rolle: Der Mandant ist schließlich nicht blöd. Er hat lediglich wenig beziehungsweise keine Ahnung von der Buchführung.

Erklären Sie Ihrem Klienten also in einfachen Worten und kurzen Sätzen, worum es geht. Falls möglich, sollten Sie dabei auf Fachausdrücke verzichten oder diese verständlich umschreiben.