Home-Office richtig organisieren

Für sie ist vor allem in der Startphase ein Firmensitz in den eigenen vier Wänden eine kostengünstige Alternative zu angemieteten Büroräumen. Doch egal ob angestellt oder selbstständig: Buchhaltern bietet das Home-Office die Möglichkeit, den Arbeitsalltag flexibel zu gestalten und mit privaten Verpflichtungen in Einklang zu bringen.

Der Buchhalter-Beruf ist für Telearbeit wie geschaffen. Im täglichen Geschäft erfassen Buchhalter steuerliche Daten, bereiten sie auf und leiten sie an Auftraggeber oder öffentliche Institutionen weiter. Hinzu kommen Lohnabrechnungen, Beratungsleistungen und Schreibarbeiten. Dies lässt sich in der Regel mit einer professionellen IT-Ausstattung und leistungsfähigen Kommunikationskanälen problemlos von zu Hause aus bewerkstelligen. Doch damit ist es längst nicht getan. Schließlich geht es darum, Arbeitsbedingungen zu schaffen, die dauerhaft eine hohe Produktivität gewährleisten. Folgende Punkte sollten Sie beachten, damit es mit der Arbeit von Zuhause klappt.

Grundlage für die effiziente Heimarbeit ist eine ungestörte Atmosphäre. Idealerweise sollte das Home-Office vom Wohnbereich klar getrennt sein. Ein eigener Arbeitsraum sorgt für die erforderliche Ruhe und stellt sicher, dass die Finanzbehörden bei der steuerlichen Anerkennung nicht querschießen. Private Gegenstände wie Couch, Fernseher, Spielkonsole & Co. sind weitestgehend Tabu. Nicht jeder Raum erlaubt ein effizientes Arbeiten – eine Orientierungshilfe bietet die Arbeitsstättenverordnung des Bundesjustizministeriums, die für Heimarbeitsplätze von Angestellten Pflicht ist.

Darüber hinaus sollten Durchgangswege zwischen Tischen und Schränken mindestens 80 Zentimeter breit sein. So vermeiden Sie, dass Sie anecken oder stolpern. Nicht zuletzt sollte eine ausreichende Beleuchtung gewährleistet sein, wozu in Arbeitsplatznähe eine Lichtquelle mit einer Helligkeit von mindestens 500 Lux erforderlich ist. Andernfalls leidet bei der Arbeit am Abend oder während der dunklen Jahreszeit schnell die Konzentration oder gar die eigene Gesundheit.

Ergonomische Gesichtspunkte spielen ebenfalls eine wichtige Rolle. So steigern Sie Ihre Arbeitseffizienz und riskieren keine gesundheitlichen Langzeitschäden. Der Monitor sollte so positioniert sein, dass die Blickrichtung parallel zum Fenster verläuft. So verhindern Sie blendendes Gegenlicht oder Lichtreflektionen von hinten. Achten Sie darauf, dass der Bildschirm möglichst zentral auf dem Schreitisch steht. So müssen Sie bei der Arbeit die Wirbelsäule nicht verdrehen. Sonst drohen auf Dauer Verspannungen in der Hals- und Rückenmuskulatur. Zudem sollten Stuhl- und Tischhöhe aufeinander abgestimmt sein. Faustformel: In der Sitzposition sollten Ober- und Unterarme sowie Ober- und Unterschenkel einen 90-Grad-Winkel bilden.

Die Büroeinrichtung sollte die Arbeitsorganisation optimal unterstützen. Der Archivierungsbedarf erhöht sich mit wachsendem Kundenstamm. Modulare Bürosysteme sind eine praktikable Lösung, um Platz flexibel aufstocken zu können. Nicht zuletzt gehört ein leistungsstarker Aktenvernichter ins Büro, der mindestens zehn 80-Gramm-Blätter auf einmal schreddern kann. Das verhindert Papierstaus und spart Zeit.

Die zunehmende Digitalisierung in der Buchhaltung stellt erhöhte Anforderungen an die Hardware. Eine leistungsstarke und sichere Ausstattung ist daher Pflicht. Machen Sie sich intensiv vertraut, welche Geräte für Ihre spezifischen Anforderungen am besten geeignet sind. Achten Sie beim Rechner darauf, dass die Lüftung nicht zu laut ist. Wenn sich die Möglichkeit bietet, das Gerät vorab anzuschauen, sollten Sie es sich in eingeschaltetem Zustand vorführen lassen.

Wichtig ist außerdem ein augenschonender Bildschirm, denn der Blick auf Zahlen, Tabellen und Formulare fordern das Auge besonders. Oft müssen Buchhalter auch zwei Dokumente gleichzeitig im Blick behalten, um Zahlen abzugleichen oder Auswertungen zu erstellen. Am besten eignen sich dafür entweder ein besonders großer Monitor mit etwa 24 Zoll Bildschirmdiagonale oder zwei nebeneinander aufgestellte Bildschirme.

Für das Empfangen, Versenden, Ausdrucken und Kopieren von Belegen empfiehlt sich anstatt einzelner Geräte ein platzsparendes Kombigerät. In jedem Fall sollten Sie vor dem Kauf die Druckkosten pro Seite sowie die zu erwartenden Kosten für Verschleißteile mit einkalkulieren, um Geräte besser miteinander vergleichen zu können. Nicht zuletzt sollten Sie auf keinen Fall das Thema „Datensicherheit“ vernachlässigen. Es muss sichergestellt sein, dass mehrmals täglich ein automatisches Backup der Daten auf Ihrem Server oder Ihrer Festplatte durch ein externes Gerät erfolgt.

Der Umgang mit sensiblen Kundendaten gehört im Buchhalter-Job zum Alltag. Bei der Übermittlung elektronischer Daten innerhalb der eigenen Firma an Mandanten oder Steuerberater ist eine sichere Internetverbindung daher Pflicht. Eine vergleichsweise unkomplizierte und kostengünstige Lösung stellen hier sogenannte VPN-Verbindungen dar. Sie sorgen dafür, dass sicherheitsrelevante Informationen wie Passwörter oder Kundendaten nicht in die Hände Unbefugter gelangen.

Wenn Sie sich ein Home-Office einrichten wollen, sollten Sie diesen Schritt im Vorfeld sorgfältig planen. Wichtig ist, sich Klarheit darüber zu verschaffen, welche Anforderungen Büromöbel und IT-Ausstattung erfüllen sollen – heute, mittel- und langfristig. Achten Sie bei sämtlichen Anschaffungen immer darauf, dass eine Ergänzung oder Erweiterung problemlos möglich ist. So müssen Sie sich nicht gleich eine komplette Neuausstattung zulegen, sollten sich die Rahmenbedingungen einmal schnell und unvermittelt ändern.