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E-Rechnung: Warum viele Mandanten noch nicht bereit sind – und wie Buchhalter sie unterstützen können

Die E-Rechnungspflicht ist seit ein paar Monaten in Kraft und die erste Aufregung hat sich gelegt. Wie ist der aktuelle Stand? Und wie hat sich die Zusammenarbeit zwischen Buchhaltern und deren Mandanten verändert? Wir haben die Mitglieder der Buchhalterseite befragt, um eine erste Zwischenbilanz zu ziehen. Und die fällt gemischt aus. Warum die E-Rechnung noch nicht überall angekommen ist und wie Sie Ihre Mandanten unterstützen und dabei selbst profitieren, erfahren Sie in diesem Artikel.

Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen anzunehmen. Mit den neuen Anforderungen will der Gesetzgeber die Digitalisierung bei Rechnungsprozessen vorantreiben und gleichzeitig den Umsatzsteuerbetrug begrenzen. Allerdings scheinen viele Betriebe die Wichtigkeit des Themas nicht als besonders hoch einzuschätzen. Denn gerade einmal 35 Prozent unserer befragten Buchhalterseite-Mitglieder sagen, dass mindestens die Hälfte Ihrer Mandanten bereits in der Lage ist, E-Rechnungen anzunehmen.

Die Zahlen sind insgesamt ernüchternd:

31 Prozent der Teilnehmer geben an, dass weniger als die Hälfte ihrer Mandanten E-Rechnungen annehmen kann.
Bei 10 Prozent haben sich die Mandanten großteils noch überhaupt nicht mit der E-Rechnung befasst.
24 Prozent der Buchhalter wissen gar nicht, wie viele ihrer Mandanten überhaupt in der Lage sind, E-Rechnungen anzunehmen.

Dieser letzte Punkt ist besonders problematisch, denn er zeigt, dass Buchhalter in vielen Fällen nicht einmal eine verlässliche Übersicht besitzen. Ohne dieses Wissen ist es schwer, gezielt Unterstützung anzubieten oder Mandanten aktiv zu einer optimierten Belegverwaltung zu beraten. Die Konsequenz: Viele Unternehmen bleiben in ineffizienten Prozessen stecken und erkennen erst bei der Betriebsprüfung oder durch Zahlungsprobleme, dass sie nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Die Lösung: Führen Sie eine gezielte Bestandsaufnahme durch. Ermitteln Sie aktiv, welche Ihrer Mandanten E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Durch gezielte Abfragen oder Schulungen kann das Bewusstsein geschärft und notwendige Maßnahmen frühzeitig eingeleitet werden. Ihre Mandanten werden Ihnen diese Hilfe danken, da Sie beide langfristig von den neuen Prozessen profitieren.

Ergebnisse der Community-Umfrage auf der Buchhalterseite:

Ergebnisse der Umfrage für selbständige Buchhalter
Ergebnisse der Umfrage für selbständige Buchhalter

Hoher Beratungsbedarf, aber wenig Handlungsbereitschaft

Die Gründe für die überraschend hohen Zahlen an unvorbereiteten Mandanten sind vielfältig. Generell ist die E-Rechnungspflicht ein Thema, das viele Fragen aufwirft. Das nehmen auch die Nutzer der Buchhalterseite wahr. Fast 70 Prozent unserer befragten Mitglieder geben an, dass viele oder sogar alle ihre Mandanten Beratungsbedarf benötigen. Entsprechend groß sind die Themenfelder, in denen Klärungsbedarf herrscht. Fehlende Investitionsbereitschaft und technische Fragen bezüglich der richtigen Softwarelösung für die E-Rechnung spielen eine ebenso große Rolle wie bestehende Unsicherheiten hinsichtlich der neuen gesetzlichen Regelungen. Und auch der Zeitmangel, unter dem viele Mandanten leiden, sorgt dafür, dass das Thema vernachlässigt wird.

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Viele Betriebe haben das Thema auf ihrer Prioritätenliste daher vorerst nach hinten geschoben. Zumal der Eindruck aufkommen könnte, dass keinerlei Dringlichkeit besteht. Denn bisher haben die meisten Unternehmer ja noch gar keine E-Rechnung empfangen – oder? Dieser Anschein kann schnell entstehen, da viele Mandanten E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format erhalten, die sie dank der mitgelieferten Leseansicht für PDF-Rechnungen halten – und entsprechend falsch behandeln. Denn das Entscheidende bei einer E-Rechnung ist der mitgelieferte XML-Datensatz. Nur er gilt als Beleg und muss gemäß der gesetzlichen Vorgaben in einem revisionssicheren Archiv gespeichert werden. Kommt es dann zu einer Betriebsprüfung, können fehlende oder falsch abgelegte Belege zu finanziellen und rechtlichen Konsequenzen führen.

Zudem fehlt in vielen Unternehmen ein einheitlicher Prozess für den Umgang mit Rechnungen. Während einige Mitarbeiter Belege digital speichern, drucken andere sie aus und legen sie in Aktenordnern ab. Dadurch entsteht eine ineffiziente und fehleranfällige Belegverwaltung, die sowohl Mandanten als auch Buchhaltern unnötige Arbeit bereitet.

Die Lösung: eine zentrale, digitale Belegverwaltung

Ihre Mandanten nehmen E-Rechnungen also noch nicht bewusst wahr oder kümmern sich nicht um deren korrekte Verarbeitung? Für Sie als Buchhalter bedeutet das mehr Aufwand und potenzielle Risiken bei der Belegverwaltung. Doch genau hier liegt auch eine Chance: Wenn Sie Ihre Mandanten überzeugen, ihre Prozesse zu optimieren, schaffen Sie eine Win-win-Situation. Denn eine durchgehend digitalisierte Belegverarbeitung spart Zeit, minimiert Fehlerquellen und sorgt für mehr Effizienz.

E-Rechnungslösungen – wie beispielsweise der InvoiceHub von Agenda – ermöglichen es Mandanten, Eingangsrechnungen aus verschiedenen Formaten wie ZUGFeRD, XRechnung, PDF oder sogar gescannte Papierbelege zentral an einem Ort zu empfangen und zu verwalten. Die Dokumente können einfach eingesehen, überprüft und anschließend an Sie weitergeleitet werden. Und das bringt viele Vorteile:

Automatisierte Belegerfassung und -verarbeitung, die Fehlerquellen reduziert
Eine revisionssichere Archivierung gemäß den GoBD-Vorgaben
Eine erhebliche Zeitersparnis, da die manuelle Belegsuche und Ablage entfallen
Bessere Einblicke in die Finanzlage, da alle Rechnungen zentral und strukturiert erfasst sind

Fazit: Nutzen Sie die E-Rechnung als Chance für sich und Ihre Mandanten

Unsere Buchhalterseite-Community zeichnet ein klares Bild: Viele Mandanten sind noch nicht bereit für die E-Rechnung. Darum sollten Sie Ihren Mandanten aktiv Lösungen anbieten. Eine optimierte Belegverwaltung hilft nicht nur Ihren Mandanten, sondern sorgt auch für effizientere Prozesse in Ihrem eigenen Büro. Es lohnt sich also, das Thema jetzt aktiv anzugehen.

Sie haben hier die Chance, sich als strategischer Berater zu positionieren und Ihren Mandanten nicht nur die Pflichten der E-Rechnung zu erklären, sondern ihnen auch Wege aufzuzeigen, wie sie langfristig von der Digitalisierung ihrer Belegverwaltung profitieren können.

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